[Livre] “Remote : Office Not Required” (Jason Fried & David Heinemeier Hansson)23 min read

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Livre "Remote : Office Not Required"

Comme je l’indiquais dans l’article présentant mon défi fou, j’ai envie d’accompagner les interviews de lecture de livres sur les 4 sujets étudiés.

Comme j’ai commencé par des interviews de personnes qui travaillent en “remote”, j’ai voulu commencer par un livre qui parlait du remote. Quand j’ai vu le titre du livre, “Remote”, il m’a paru évident qu’il devait se concentrer fortement sur le sujet et qu’il devait être un must-read dans le domaine.

Phrase-résumé de “Remote : Office Not Required” : Le travail remote permet une meilleure productivité grâce à un meilleur équilibre vie pro-vie perso des employés, et d’embaucher les personnes les plus compétentes, où qu’elles habitent. Toute entreprise et tous managers ne sont pas faits pour le travail remote, mais une grande majorité pourrait le devenir en respectant quelques bonnes pratiques de base.

Ce livre a été co-écrit en 2013 par les fondateurs de 37signals (Jason Fried et David Heinemeier Hansson), l’entreprise qui a créé Basecamp, une solution de gestion de projet, clients et communication interne. A cette époque, l’équipe de 37signals travaillait en remote depuis 10 ans, ce qui fait de ce livre un vrai retour d’expérience vu de l’intérieur. Pour compléter leur propre expérience, les auteurs ont interviewé une quinzaine d’autres entreprises qui travaillent en remote.

« Remote » est comme un manifeste pour défendre le travail remote. Après un premier chapitre qui explique pourquoi c’est le bon moment pour passer au travail remote, cinq chapitres s’adressent plutôt à l’employeur. Dans un premier temps pour casser les idées reçues. Les quatre temps suivants pour donner les bonnes pratiques pour créer et maintenir une équipe remote efficace. C’est seulement au dernier chapitre que les auteurs prennent le point de vue du salarié pour expliquer comment bien travailler en remote.

Ayant moi-même travaillé 5 mois en remote, je me suis beaucoup reconnue dans ce qui est décrit par les auteurs. J’étais un peu déçue de ne rien apprendre de vraiment nouveau par rapport à ma propre expérience, mais je pense que ce livre est une très bonne introduction à qui ne connaît pas très bien le remote ou y est réticent.

Les auteurs ont structuré chaque chapitre en une liste d’arguments. Ce format me paraît très clair pour voir en un coup d’oeil ce qu’ils préconisent. C’est pourquoi mon résumé reprend le même schéma.

 

Résumé du livre “Remote : Office Not Required”

Le résumé est composé de 7 chapitres (vous pouvez passer directement à celui qui vous intéresse en cliquant sur le lien dans ce sommaire) :

Chapitre 1 – 12 raisons de se mettre au remote

Chapitre 2 – 12 -fausses- excuses des employeurs pour ne pas passer au travail remote

Chapitre 3 – 9 conseils pour collaborer en remote

Chapitre 4 – 7 façons de se protéger des facteurs d’échec

Chapitre 5 – 10 conseils pour recruter et garder les meilleurs

Chapitre 6 – 9 conseils pour manager des travailleurs remote

Chapitre 7 – 8 conseils pour bien vivre votre vie de travailleur remote

Chapitre 1:
12 raisons de se mettre au remote

« In thirty years’ time, as technology moves forward even further, people are going to look back and wonder why offices ever existed. » Richard branson, founder of Virgin Group

Les auteurs commencent par reposer les 12 principales raisons pour lesquelles cela vaut la peine de s’intéresser au remote quand on cherche à améliorer la productivité d’une entreprise et le bien-être de ses employés.

 

1 – Le bureau est devenu une usine à interruptions

Le travail remote permet de vraiment travailler, ce qui n’est pas tellement le cas quand on est dans un bureau où l’on est interrompu sans cesse par ses collègues pour la moindre question.

2 – Les transports domicile-travail sont mauvais pour la santé et l’équilibre de vie

Les trajets domicile-travail sont nocifs pour la santé (ils rendent gros et stressé d’après de vraies études) et pour les relations (on n’est pas forcément là pour coucher les enfants ou prendre le petit déjeuner avec eux). Mais ça l’est aussi pour le business car tous ces éléments collatéraux négatifs influent sur le mental et donc sur la productivité.

De plus, 1,5 heure de transport par jour, c’est 400 heures par an. Imaginez tout ce que vous pourriez faire pendant ces 400 heures supplémentaires.

3 – Le remote est devenu possible grâce à la technologie

Les entreprises ne pouvaient pas faire du remote avant, mais maintenant elles en ont la capacité, grâce à Internet et toutes les solutions qui permettent le travail à distance.

4 – Echapper aux 9h-17h permet à chacun de choisir des horaires de travail qui lui conviennent mieux

« It’s the work— not the clock— that matters. »

La flexibilité horaire permet à chacun d’y trouver son compte. Ceux qui sont plus du matin peuvent commencer à travailler plus tôt et ceux qui sont du soirs, peuvent commencer leur journée plus tard. Seuls ceux qui sont en charge du service client doivent être présent à des heures précises.

5 – Vivre dans des cadres plus agréables

Les infrastructures construites pour rassembler un grand nombre de personnes datent de l’époque industrielle. Aujourd’hui, on n’en a plus besoin et les personnes vont commencer à partir des grandes villes, à la recherche d’un cadre de vie plus agréable.

6 – Vivre ses passions MAINTENANT est le nouveau luxe

Avant, le luxe c’était de posséder une Lexus ou un appartement au dernier étage d’un bâtiment luxueux. Maintenant, c’est avoir le privilège de vivre ses passions et ses rêves MAINTENANT et ne pas attendre la retraite. Avoir un mode de vie qui rend le travail plus agréable parce qu’on a le temps de faire autre chose que juste son boulot.

7 – Recruter des personnes très compétentes qui ont moins de chances de partir chez la concurrence

Si l’entreprise se met là où il y a énormément de concurrence avec d’autres entreprises aussi attrayantes, elle a plus de chances que ses employés démissionnent pour aller chez l’autre. Avec le remote, on s’éloigne de ses hubs et on garde ses employés.

8 – Il ne s’agit pas d’économiser de l’argent mais de promouvoir un meilleur cadre de vie pour ses salariés

9 – Ca fait toujours du bien d’économiser sur les frais de bureaux et d’essence malgré tout

10 – Même en remote, on peut choisir d’avoir des bureaux; ce n’est pas tout ou rien

Le remote, ça ne veut pas dire que l’on ne peut pas avoir de bureau, mais que ce n’est pas requis. Ce n’est pas que tous les employés ne doivent pas vivre dans la même ville, c’est qu’ils n’y sont pas obligés.

Pour certaines business ça peut être utile d’avoir un bureau beau et impressionnant (cabinets d’avocats, agence de publicité, recrutement de cadres), mais les managers n’ont pas besoin d’être là tout le temps, ils peuvent venir uniquement pour accueillir les clients.

11 – Ca reste un compromis

Le remote est un compromis car les avantages viennent avec des désavantages:

  • Ne pas voir ses collègues tous les jours peut être ressenti comme une perte, et rien ne vaut de voir son manager en vrai, de brainstormer en personne.
  • Cela demande une responsabilisation de soi-même qui n’est pas évidente pour les procrastinateurs
  • Il est difficile de mettre des barrières entre travail et vie de famille; on peut être sollicité et avoir les mêmes dérangements qu’on avait au boulot

12 – Vous faites probablement déjà du remote sans le savoir

Si vous travaillez avec des prestataires externes (avocats, comptables, publicitaires…), c’est une forme de travail remote.

Les employés qui s’envoient des emails alors qu’ils sont dans le même bureau ont une attitude de travailleurs remote.

 

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Chapitre 2 :
12 -fausses- excuses des employeurs pour ne pas passer au travail remote

« Working remotely isn’t without complication or occasional sacrifice. It’s about making things better for more people more of the time. »

Dans ce deuxième chapitre, les auteurs explorent les principales idées reçues qu’ont les employeurs et qui les rendent réticents au remote. Pour chacune d’entre elles, ils expliquent pourquoi ces perceptions ne correspondent pas à la réalité.

 

Idée reçue sur le travail remote Réalité du travail remote
1 Il faut être dans une même pièce pour réussir à créer des idées, à brainstormer. Un écran suffit (partage d’écran + voix)
2 Si je ne les vois pas, comment être sûr qu’ils travaillent ? En employant des personnes de confiance, compétentes dans leur domaine, capables de gérer leurs propres emplois du temps, on n’a pas besoin de les surveiller
3 Si les gens travaillent chez eux, ils seront sans cesse distraits Les gens qui travaillent à la maison travaillent car ils ont un travail à faire et qu’ils sont des adultes responsables.

 

Ils peuvent fuir les distractions en se mettant dans de bonnes conditions de travail (ex: travailler dans une pièce réservée au travail plutôt que dans la cuisine ou sur le canapé).

 

Et quand bien même on se laisserait trop avoir par les distractions, cela est à voir comme un signe que l’on ne sait pas où aller ou que les tâches sont mal définies et qu’il est temps de faire quelque chose à ce sujet.

4 Travailler autre part qu’au bureau est dangereux pour la protection des données de l’entreprise Il existe plusieurs mesures efficaces à mettre en place pour protéger les données sur un ordinateur portable non relié au réseau de sécurité du bureau
5 Il n’y aura plus personne pour répondre au téléphone Au contraire, avoir des gens dans différents fuseaux horaires permet de ne rater aucun appel ou email pour le service client.

 

En revanche, il peut être nécessaire de demander aux personnes responsables du service client d’être présentes aux horaires où ils appellent.

 

Enfin, si l’on doit passer un coup de fil à des horaires bizarres parfois, ce n’est pas la fin du monde, c’est le prix à payer pour la liberté du remote

6 Si les grandes entreprises ne le font pas, pourquoi est-ce que je le ferais ? On a tendance à regarder ce que font les grandes entreprises et à vouloir imiter. En vérité, s’ils ne pratiquent pas le remote, il sera plus facile de leur faire concurrence.

 

Mais certaines grandes entreprises sont déjà passées au remote.

7 Les autres salariés seront jaloux de ceux qui travaillent en remote On a tendance à se dire qu’il faut que tout le monde soit au même endroit pour « souffrir » ensemble. Mais ce qui compte, c’est ce que les gens font, pas où.
8 L’éparpillement des personnes engendrera une perte de la culture d’entreprise. Une culture, ce n’est pas être ensemble dans un bureau, ce sont toutes les choses explicites et implicites qui se passent entre les personnes.

 

D’ailleurs, plus une culture est forte, moins il y a besoin de formation explicite et de supervision.

9 On ne pourra plus avoir la réponse à notre question quand on en a besoin Dans un bureau, on a pris l’habitude d’aller poser une question dès qu’on en a une. En réalité, c’est un manque de respect du temps de l’autre. 80% des questions n’ont pas besoin de réponses immédiates.
10 Je vais perdre le contrôle sur ce que font les employés C’est une des peurs les plus importantes concernant le travail remote et c’est une vraie peur qui nécessite un travail progressif pour s’en débarrasser; comme essayer déjà un jour par semaine puis augmenter progressivement.

 

Mais ça peut aussi ne jamais partir, et dans ce cas il vaut mieux peut-être envisager un autre endroit où travailler.

11 Ce serait gâcher tout l’argent dépensé dans les bureaux Dans tous les cas, ce qui est payé est payé, qu’on l’utilise ou pas, ça ne change rien, on ne sera pas remboursé.

 

La vraie question est : est-ce que le bureau est l’endroit le plus productif pour travailler ?

12 Ca ne marchera pas pour la taille et le secteur de notre entreprise Le meilleur moyen de trouver tous les arguments contre le travail remote est de ne pas essayer.

 

Contrairement à ce que l’on pense, ça peut marcher pour les grandes entreprises. Il y a plein d’exemples de grandes entreprises qui font du travail remote, y compris à des taux élevés (80%).

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Chapitre 3:
9 conseils pour collaborer en remote

1 – Avoir des créneaux communs

2 – Utiliser le partage d’écran ou les screen casts (vidéo qui montre les actions à l’écran et peut être rejouée plus tard). C’est très simple à faire avec des outils comme Webex/Gotomeeting (screen sharing) ou Quicktime Movie Player (screen cast)

3 – Rendre toutes les informations accessibles à tout le monde à tout moment pour éviter que quelqu’un ne soit bloqué dans son travail et doive attendre que l’autre à 5h de différence se réveille pour lui donner l’élément.

4 – Créer un tchat où tout le monde traîne toute la journée et peut parler des news, raconter des blagues etc. Ca peut paraître être une perte de temps mais ça ne l’est pas car ça maintient la cohésion de l’équipe et les interactions sociales.

5 – Ritualiser un moment où chacun dit ce qu’il a fait dans la semaine, afin que tout le monde soit au courant de ce que fait tout le monde et pas uniquement certains.

6 – Le seul critère d’évaluation devient le travail fourni car on ne peut pas checker quand les personnes travaillent, les pauses qu’elles prennent et si elles sont sur Facebook. Ca donne une clarté. On voit tout de suite qui travaille bien ou pas.

7 – Laisser chacun choisir où il a envie de travailler. “Remote” ne veut pas dire “dans une autre ville ou chez soi”. On peut travailler dans un café au bout de la rue.

8 – Permettre à chacun de travailler hors bureaux quand il le souhaite pour que la société travaille en continu, peu importe que l’enfant de l’un soit malade, qu’il y ait une catastrophe naturelle ou plus d’Internet au bureau.

9 – Ne pas abuser des M&Ms (Meetings & Managers) car c’est contre-productif.

 

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Chapitre 4 :
7 façons de se protéger des facteurs d’échecs

1 – Le salarié remote doit avoir des interactions sociales avec sa famille, à des activités sociales ou avec des collègues d’un espace de coworking pour contrecarrer l’isolement de son équipe

2 – Le salarié remote doit apprendre à se déconnecter du travail pour ne pas finir en burn out. Avoir la liberté de travailler sans horaires imposés peut être un piège car, si on est passionné par ce qu’on fait, on va avoir tendance à travailler de plus en plus.

3 – Le salarié remote doit s’acheter un équipement ergonomique s’il prévoit de s’installer durablement à la maison : siège ajustable, bureau ajustable, écran 27 pouces, changer de position assise à debout à sur le canapé.

4 – Le salarié remote doit penser à sortir faire de l’exercice car il n’a plus les 4000 pas par jour de celui qui se rend au travail

5 – Un employeur qui souhaite tester le remote ne doit pas le tester avec une seule personne mais avec plusieurs personnes de l’équipe, y compris des personnes-clés.

6 – Pour bien travailler avec ses clients, il y a 5 attitudes à adopter

>> 1/Dire dès le début que vous travaillez en remote et ne pourrez pas les rencontrer régulièrement car la confiance se construit dès les premiers échanges.

>> 2/Donner des références, avant même que le client ne demande; et les laisser pouvoir les contacter

>> 3/Montrer régulièrement les avancées du travail; c’st normal qu’ils soient anxieux au moment de verser l’argent donc montrez-leur ce pour quoi ils payent

>> 4/Soyez très disponible. Comme vous ne pouvez pas les rencontrer en face à face, il faut répondre au téléphone, aux emails, etc

>> 5/ laissez le client faire partie du projet. s’il sent qu’il en fait partie, son anxiété et ses peurs s’en iront. organiser un endroit d’échange en ligne. c’est aussi leur projet, même s’ils ont fait appel à vous pour l’expertise, ils en ont aussi un peu.

7 – Aux Etats-Unis, l’employeur doit se renseigner sur le « nexus », terme légal qui signifie que l’on a une présence imposable dans l’Etat, ce qui revient à dire que l’on peut devoir payer des taxes dans un Etat en plus si l’un des salariés y travaille en remote.

Pour des travailleurs remote à l’étranger, c’est plus compliqué, mais il y a deux possibilités :

– créer une filiale sur place MAIS ça peut revenir très cher car il faudra payer des avocats, des taxes, etc. Donc s’il y a 10 personnes dans un pays différent chacune, ce n’est pas gérable.

– ou embaucher des prestataires plutôt que des salariés MAIS ça ne marche qu’avec des métiers « autonomes » comme rédacteurs, développeurs, designers…Mais pas « assistant personnel ».) + les prestataires n’auront pas droit aux mêmes avantages que les salariés, notamment la sécurité sociale. C’est plus risqué qu’avec des contrats salariés mais ça vaut la prise de risque pour avoir accès aux personnes les plus compétentes dans le monde.

 

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Chapitre 5 :
10 conseils pour recruter et garder les meilleurs

« No assholes allowed. But for remote work, you need to extend it to no asshole-y behavior allowed, no drama allowed, no bad vibes allowed. »

1 – Choisir des personnes capables de bien communiquer par écrit dans la langue de l’équipe car, à distance, la communication écrite devient très importante

2 – Accepter que les personnes déménagent ailleurs plutôt que de les perdre car, s’ils ont travaillé plusieurs années dans la structure, ils connaissent bien mieux le sujet que n’importe quelle nouvelle recrue

3 – Repérer et désamorcer tout comportement passif-agressif, les personnes qui lancent des piques, car les sentiments négatifs sont contagieux.

4 – Encourager les gens à avoir des hobbies, voire les aider financièrement pour pouvoir se les permettre

5 – Lors du recrutement, regarder les vrais indicateurs qui permettent d’évaluer le travail, par exemple en proposant de participer à des mises en situation. Pas en regardant juste le CV et les diplômes ou en posant des questions qui n’ont rien à voir.

6 – Ne pas payer les gens moins sous prétexte qu’ils vivent dans une ville moins chère. Un profil et une productivité valent un certain salaire, indépendamment de la ville dans laquelle vit la personne. Il faut que les personnes se sentent valorisées pour leur travail et pas dévalorisées en ayant un salaire moindre que leur pair qui vit dans une autre ville.

7 – Juger les travailleurs remote sur ce qu’ils produisent, leur capacité à amener du résultat. De toute façon, vous ne serez pas en mesure de les juger sur leur gentillesse ou leurs longues heures de travail. En réalité, le remote permet de repérer plus rapidement les personnes qui sont faites pour le job ou ne le sont pas.

8 – Pour vérifier les compétences, proposer une période d’essai. Chez 37 signals, ils embauchent la personne pour une mission préalable de 1 semaine (si sans emploi) ou 2 semaines (si actuellement employé), payée 1500$ pour que ce soit fait sérieusement. La mission doit non seulement avoir un lien avec le futur poste mais aussi effectivement résoudre un vrai problème qu’a la société.

9 – Si possible, rencontrer la personne physiquement quand même, en l’invitant par exemple pour un déjeuner informel (avec les collègues plutôt que le manager), puis dans les bureaux pour voir l’ambiance.

10 – Prendre la personne comme prestataire pendant un temps pour qu’elle puisse voir comment fonctionne l’entreprise, et ses défauts.

 

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Chapitre 6 :
9 conseils pour manager des travailleurs remote

1 – Se mettre au remote au plus vite

Le meilleur moment pour passer au remote est “le plus tôt possible”, car plus c’est fait tôt, plus les gens ont le temps de s’habituer. Commencer petit avec juste du télétravail quelques jours par semaine pour certaines personnes.

2 – Vérifier le livrable plutôt que le nombre d’heures travaillées

où l’on s’assure que les personnes font bien leurs heures de boulot, et je les récompense si elles font plus. Le bon management en remote c’est de s’assurer que les gens font leur boulot, et pour ça il faut savoir ce qui doit être fait et être capable de découper le travail en tâches plus petites si besoin.

3 – Se réunir au moins deux fois par an pendant quelques jours

Première raison : il est plus facile de travailler avec des gens que l’on connaît « dans la vraie vie ». Deuxième raison : en le faisant pour un sprint, ça permet d’être côte-à-côte pour se soutenir dans la dernière phase du projet. Raison 3 : en allant à une conférence, on resserre les liens car 1/ on apprend des choses ensemble 2/ on socialise après

4 – Ca peut marcher

Il n’y a qu’à voir le succès de l’open source. Les gens qui travaillent en open source font quelque chose d’encore plus complexe que le travail remote car ils sont complètement éparpillés partout dans le monde, ne se connaissent pas et peuvent être des milliers à contribuer. Pourtant ça marche (ex: Ruby On Rails, 3 000 personnes ont contribué).

5 – Ne pas exclure les travailleurs remote par rapport à ceux qui sont dans les bureaux (s’il y en a)

Par exemple, éviter de dire “ j’ai discuté de ton idée avec x au bureau hier et on pense que ça va pas marcher ». Pour que ça marche, il peut être bien de mettre les managers dans la position de vrais travailleurs remote workers pour qu’ils voient ce que ça fait.

6 – Avoir des conversations individuelles avec chacun

Apeler régulièrement (tous les mois environ) et de manière informelle chaque personne pour pouvoir discuter si quelque chose ne va pas.

7 – Donner accès à toute l’information

Cela permet de responsabiliser les gens pour qu’ils prennent leurs propres décisions. 37 signals donne même une carte de crédit à tout le monde en demandant de dépenser raisonnablement et d’envoyer les reçus au cas où il y ait un audit. Pour les vacances, pas la peine de demander la permission, simplement le noter dans le calendrier et se coordonner avec ses collègues. Vous serez surpris de voir que les humains, dans ces conditions, se montrent raisonnables et responsables.

8 – Surveiller ceux qui travaillent trop

On croit que le risque du remote c’est que les gens ne travaillent pas assez. En fait le risque c’est qu’ils travaillent trop car la délimitation entre vie pro et perso est moins évidente. Ca peut conduire au burn out, surtout si la personne est passionnée car elle fera moins attention.

9 – Utiliser la rareté à son avantage

Les rendez-vous en face à face sont bien car ils permettent de résoudre plus facilement certaines choses. Cependant, si on en abuse, cela perd en efficacité. On risque de parler 45 minutes d’un truc qui aurait pu en durer 5.

 

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Chapitre 7 :
8 conseils pour bien vivre votre vie de travailleur remote

1 – Bien faire la séparation entre travail et détente via le type de vêtements portés, en travaillant dans une pièce dédiée, et en changeant de type d’appareil (ordinateur pour travailler, tablette pour se détendre par exemple)

2 – Changez d’environnement pour stimuler votre créativité. Le matin chez vous, l’après-midi au bureau. Dans des cafés, des librairies…

3 – Travailler dans des cafés où il y a d’autres gens et un peu de bruit est plus facile que de travailler dans le silence.

4 – Lorsque vous procrastinez, essayez de voir si ce n’est pas parce que votre mission n’est pas assez challengeante (auquel cas il faudra y remédier)

5 – Profitez de votre liberté géographique pour voyager (n’attendez pas la retraite !). Pensez juste à garder des créneaux de travail communs avec l’équipe.

6 – Passez du temps avec votre famille. En plus de vous rendre heureux, cela comble le manque d’interaction sociale avec votre équipe, et est donc aussi bénéfique pour la productivité.

7 – Si vous avez un appartement trop petit pour avoir une pièce séparée pour le travail, vous pouvez toujours aller dans des cafés, des espaces de coworking, louer un bureau dans les bureaux d’une autre entreprise ou même louer un appartement pour la journée.

8 – Pour ne pas être ignoré, produisez et délivrez.

 

Conclusion du livre

Les auteurs terminent en expliquant que le remote est encore critiqué aujourd’hui, que l’on est dans une phase où il faut se battre pour faire entendre que le remote est une bonne organisation. Mais ils sont convaincus -tout comme Richard Branson, fondateur de Virgin Group- que, d’ici quelques années, le remote va se démocratiser et que l’on se demandera même pourquoi l’on avait systématiquement des bureaux.

 

Conclusion de l’article

Le livre est en anglais. Il n’a pas été traduit en Français. Toutefois, il est très facile à lire car les mots utilisés sont simples, les sous-chapitres très courts (1 page en moyenne), et intercalés de dessins qui présentent chaque idée.

Acheter ce livre sur Amazon (privilégiez les livres d’occasion, c’est mieux pour l’environnement et ça n’enlève rien de la qualité du contenu 😉

 

Voici également une vidéo de 5 minutes présentant les grandes lignes du livre et l’équilibre que chacun a trouvé dans ce format :

https://www.youtube.com/watch?v=y2AOhWGLAJY

 

Enfin, voici la conférence TED données par Jason fried, l’un des deux auteurs du livre, qui reprend la première idée du livre “Pourquoi le travail ne se fait pas au travail” (Why work doesn’t happen at work) :

https://www.youtube.com/watch?v=0UmUgaJwEr0

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