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Télétravail Belgique : comment l’implémenter dans son entreprise ?

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Télétravailleuse en réunion à distance avec son équipe

Lundi 1er avril 2019, j’ai assisté au webinaire sur le télétravail belge par l’Institut ViasAu programme : des chiffres sur le télétravail en Belgique, un point sur la législation, et deux témoignages d’organisations publique et privée sur l’implémentation du télétravail chez eux. Le contenu de ce webinaire est aussi intéressant pour d’autres francophones, pour voir comment c’est fait ailleurs et s’inspirer.

Cet article résume l’essentiel de ce webinaire.

Télétravail en Belgique : quelques chiffres

42% des travailleurs pourraient télétravailler (d’après les possibilités offertes par la législation)

→ C’est déjà pas mal !

12% des non-télétravailleurs ne veulent pas télétravailler

→ Ce chiffre rappelle que le télétravail n’est pas un désir universel. Dans toute transformation des organisations, il faut donc également prendre en compte le bien-être de ces personnes qui ne souhaitent pas télétravailler.

99% des entreprises belges sont des PME (< 250 salariés) et comptabilisent 70% de l’emploi. Pourtant, le télétravail y est moins répandu (12% pour les entreprises de moins de 10 travailleurs, contre 19% pour celles de plus de 250 travailleurs).

→ En aidant les PME à mettre en place le télétravail, on pourrait donc augmenter significativement le nombre de travailleurs autorisés à télétravailler.

Certaines secteurs peuvent moins facilement mettre en place le télétravail : transport, petits et grands commerces, industrie.

→ Ca paraît normal : un conducteur de train ne peut pas faire son travail à distance, ni un manutentionnaire…

10% des grands employeurs proposent le télétravail depuis leurs bureaux satellites.

→ Un bureau satellite est un lieu de travail de l’organisation pour laquelle on travaille ou d’une autre organisation, située dans une autre ville ou commune de celle où l’on travaille habituellement. Ici, on ne parle donc pas de travailler à la maison mais dans un bureau, ailleurs. Utile notamment si on va passer quelques jours ailleurs que dans sa ville.

Avantages et inconvénients du télétravail

Pour l’employeur

Avantages

  • Hausse de la productivité & créativité des employés
  • Travailleur plus satisfait —> moins d’absentéisme
  • Amélioration de l’image de l’entreprise : moderne et innovante

Inconvénients

  • Le contrôle du travail par l’employeur/responsable doit se faire autrement ;
  • Il est plus difficile d’organiser des moments d’échange non planifiés à l’avance ;
  • Déception pour ceux qui n’ont pas la possibilité de télétravailler ;
  • Frais supplémentaires : équipements/matériel nécessaire au télétravailleur.

Pour l’employé

Avantages

  • Moins de perte de temps, de frais de déplacement, de stress/fatigue liés au déplacement ;
  • Plus flexibilité ;
  • Meilleur équilibre ;
  • Plus d’autonomie ;
  • Accroissement de la créativité et productivité ;
  • Avantage pour les collègues qui ne télétravaillent pas : bureau plus calme, moins de problèmes de parking.

Inconvénients

  • Séparer physiquement la vie privée et la vie professionnelle ;
  • Moins de contact formel et informel avec collègues ;
  • Support technique plus compliqué, inadapté ;
  • Problèmes de réseau dans certaines localités ;
  • Impact pour ceux qui ne télétravailllent pas : plus de coups de fil, difficulté à organiser des réunions en l’absence des télétravailleurs → demande une réorganisation.

Pour la société

Avantages

  • Sécurité : cinquantaine de tués en moins (si on doublait télétravailleurs) ;
  • Mobilité : 25 km en moins par jour ;
  • Environnement : 2 500 tonnes de CO2 en moins.

Inconvénients

  • Trajets supplémentaires pendant le télétravail, comme aller chercher à manger, se rendre en voiture aux bureaux satellites ou espaces de coworking, en fonction d’où on est ;
  • Hausse de la consommation d’énergie à la maison.

Télétravail en Belgique : le cadre légal

Télétravail structurel versus télétravail occasionnel

Il existe deux types de télétravail différents :

  • Télétravail structurel (ou régulier) : fait de télétravailler de façon régulière, c’est-à-dire de 1 à 3 jours par semaine ;
  • Télétravail occasionnel : quand on télétravaille de façon ponctuelle, dans le cas d’une force majeure (grèves des transports, neige…) ou d’une raison personnelle (un technicien qui passe à la maison…).

Cadre légal du télétravail structurel en Belgique

Le télétravail structurel est encadré par la convention collective 85 de 2005 (CCT85).

Convention collective : les règles pour mettre en place le télétravail

Cette convention indique les règles suivantes :

  • Le télétravail structurel s’oppose au télétravail occasionnel, sans précision supplémentaire ;
  • “Régulier” veut dire 1 jour à 3 jours par semaine ;
  • Lieu : au domicile ou autre lieu choisi par l’employé (ne concerne pas les bureaux satellites) ;
  • Pour le mettre en place, il faut un accord entre l’employeur et le travailleur : un avenant au contrat, qui doit indiquer les informations suivantes :
    • Fréquence ;
    • Lieu d’exécution du télétravail ;
    • Période pendant laquelle il est exercé ;
    • Accessibilité ;
    • Equipement mis à la disposition du télétravailleur (l’employeur doit mettre l’équipement à disposition : ordinateur + connexion Internet) ;
    • Modalités en cas de panne de l’équipement ;
    • Prise en charge certains frais si l’employeur ne met pas ça à disposition.
  • Cet avenant au contrat doit être établi au plus tard au moment où le télétravail démarre ;
  • Le télétravailleur doit être informé de ses conditions de travail (par l’employeur) :
    • Tâches qu’on attend de lui dans le cadre du télétravail ;
    • Département de l’entreprise auquel il est rattaché ;
    • Identité du supérieur ou autre collègue qu’il peut interroger en cas de questions relatives à son travail ;
    • Le type de rapport qu’il doit faire suite au boulot effectué à domicile ;
  • Le télétravailleur a des droits identiques à ceux de ceux qui restent en entreprise ;
  • L’employeur doit prendre des mesures pour la protection des données lorsque le travailleur est en télétravail.

Frais et remboursement de frais :

Si le télétravailleur utilise son propre équipement, l’employeur doit rembourser les frais d’utilisation de l’ordinateur et d’Internet.

Frais de bureaux (papier, encre, chauffage…), 3 possibilités de remboursements :

  • Forfait égal à 10% de la rémunération brute du salarié ;
  • Forfait de 126,94 euros par mois : pour ce forfait, il faut que le télétravailleur ait une pièce bureau à part ;
  • Remboursement des frais réels, dans une limite de 20€/mois pour la connexion Internet et 20€/ mois pour l’ordinateur.

Cadre légal du télétravail occasionnel en Belgique

Le télétravail occasionnel est encadré par une loi de 2017.

Les règles pour mettre en place le télétravail occasionnel

La loi indique les règles suivantes :

  • Le télétravail occasionnel ne s’applique pas aux personnes dont le métier implique des déplacements (techniciens, agents commerciaux…) ;
  • Lieu : à domicile ou autre lieu choisi par l’employé
  • L’employeur et le télétravailleur doivent être d’accord. Souvent, la demande vient du télétravailleur. L’employeur a la possibilité de refuser mais il doit motiver sa décision ;
  • Ils se mettent d’accord (avec un accord écrit) sur :
    • L’équipement ;
    • Le support technique ;
    • Les règles d’accessibilité du télétravailleur ;
    • La prise en charge éventuelle des frais (non obligatoire dans ce cas) ;
    • Période de la journée où le télétravail est effectué (important en cas d’accident du travail)
    • Le lieu (important en cas d’accident du travail)

Les règles en cas d’accident du travail

Si l’accident survient sur le lieu relatif au télétravail (lieu et période de la journée) : c’est présumé accident du travail (d’où l’intérêt de le préciser dans le document).

Témoignages de mise en place du télétravail

Secteur public : Témoignage de l’administration fédérale

En 2008, la sécurité sociale Belge a mis en place le télétravail.

Ses raisons :

  • Se positionner en tant qu’employeur attractif dans un contexte des guerres de talents ;
  • Introduire une nouvelle norme : le télétravail n’est pas une exception ou un privilège, mais la norme pour tous les collaborateurs ;
  • Se transformer en administration moderne et innovante.

Aujourd’hui, 90% des travailleurs peuvent télétravailler, jusqu’à 3 jours par semaine. Le taux de télétravail est élevé vis à vis du secteur privé

Ce qui a fait le succès de l’opération :

  • Avoir mené un projet pilote en 2008 avec seulement une partie des collaborateurs. Cela a permis de voir les obstacles auxquels remédier ;
  • La transformation a été faite avec et par les collaborateurs, ce qui a mené à un taux d’acceptation élevé ;
  • Au-delà du télétravail, l’administration a travaillé sur l’aménagement des bureaux, dans le but de permettre aux gens de se sentir à la maison au bureau, grâce à un aménagement attrayant ;
  • L’administration a basculé d’un système de présentéisme vers un système de gestion des résultats, avec l’identification d’objectifs annuels, en impliquant collaborateurs, collègues, et dirigeants.

Constatations suite à cette transformation :

  • Il n’y a plus de sentiment de devoir se justifier vis à vis des dirigeants ou collègues lorsqu’on entre et sort du bureau ; les gens s’habituent au fait que les gens entrent et quittent le bureau quand ils veulent ;
  • Défi suite à cette transformation : besoin de plus d’espaces de rencontres car les gens viennent au bureau pour se rencontrer ;
  • Deuxième défi : être attentif au bien-être des télétravailleurs (tsunami des courriels, l’esprit d’équipe…)

Secteur privé : témoignage du CEO d’Efficy

L’entreprise Efficy a mis en place le télétravail en Belgique et dans ses filiales françaises.

Raisons :

  • Améliorer les résultats ;
  • Augmenter le bonheur des employés : “important quand on recrute beaucoup de monde” ;
  • Moins de stress ;
  • Moins de perte de temps.

Les fondamentaux de la mise en place du télétravail chez Efficy :

  • Le travail doit être fait, peu importe l’endroit (liberté de choisir l’endroit) ;
  • Remboursement d’Internet à hauteur de 20€/mois ;
  • Remboursement des frais de bureaux : “C’est logique si on demande au télétravailleur d’utiliser son matériel privé”
  • Le télétravail n’est pas quand on veut mais à heures et jours fixes : tous les lundis ou tous les mardi, etc ;
  • Les réunions ne sont jamais organisée à une heure où la circulation est difficile (pas de réunions à 9h) ;
  • La mise en place du télétravail s’inscrit dans le programme « DEX » (Deeper Employee Experience), qui contient, entre autres, des rencontres officielles et officieuses (soirées jeux, raclette, hackathons… payées par l’entreprise).

Journée-type des télétravailleurs chez Efficy :

8h30 : démarrage à la maison

10h30 : départ vers le bureau

11h : arrivée au bureau

Départ du bureau tôt ou tard (hors trafic + décidé par le collaborateur)

Les filiales françaises d’Efficy : à la traîne en termes de télétravail

D’après le CEO d’Efficy, l’entreprise favorise le télétravail dans les filiales françaises également, mais “les employés Français sont plus réticents que les Belges”

→ J’ai trouvé cette information très intéressante. Je blâme toujours les entreprises françaises et les managers d’être ceux qui bloquent l’évolution vers plus de télétravail. Mais peut-être qu’il s’agit davantage de notre difficulté, en tant que travailleurs, à sortir des schémas que l’on a toujours connus ? De ne plus fonctionner sur le présentéisme ?

La mise en place du télétravail a-t-elle augmenté le bien-être des salariés ?

J’ai demandé aux intervenants comment ils mesuraient le bien-être des salariés suite à l’implémentation du télétravail dans les organisations. Car je pense qu’il ne suffit pas de mettre en place quelque chose qui, en théorie, doit rendre les gens heureux. Il faut vérifier que cette action rend effectivement les gens heureux.

Voici leurs réponses.

Ce qu’ils font dans le secteur public :

  • Une enquête de “satisfaction” avant et après l’introduction télétravail. Résultat : une forte augmentation de la satisfaction ;
  • Des analyses de risques en termes de bien-être. Résultat : tout le monde est satisfait ;
  • Il reste des défis à adresser (partage d’information, esprit d’équipe) : ils travaillent dessus pour réadapter les choses afin que les gens se sentent bien.

→ Je pense que la démarche est pas mal. Après, tout dépend du contenu précisément de ces enquêtes. Ce que je trouve intéressant est le fait qu’un tel changement génère de nouveaux défis. Je pense qu’il est important de se rendre compte que c’est le cas dans n’importe quel changement, que ce soit la mise en place du télétravail en entreprise, ou devenir digital nomad de façon indépendante. Ce n’est pas parce que l’on rencontre des défis que le changement n’était pas une bonne chose. Je suis aussi heureuse de voir que le télétravail semble avoir rendu les employés de cette administration plus heureux, comme mon passage en travailleuse Remote l’a fait pour moi (moi c’était cinq jours par semaine, pas trois).

Réponses du CEO d’Efficy :

  • “Il est difficile de mesurer le bien-être”
  • Chaque année, ils envoient un questionnaire (anonyme) avec les trois questions suivantes :
    • Quel est votre degré de satisfaction ?
    • Conseilleriez-vous à ami de venir travailler chez nous ?
    • Comptez-vous partir dans les 5 ans ?
  • Ils n’ont pas de questions spécifique par rapport au télétravail ;
  • Un de leurs employés était parti de chez eux et a décidé de revenir car il trouvait les conditions de travail meilleures.

→ Je pense que l’exemple de l’employé qui a décidé de revenir est une preuve encore plus forte que des résultats d’enquête de satisfaction. La question que je me pose vis-à-vis de cette entreprise est dans quelle mesure CETTE manière de faire du télétravail (heures et jours fixes) augmente la satisfaction, la productivité et la créativité des employés. Car c’est un mode de télétravail beaucoup plus encadré, qui donne de la liberté, mais dans une certaine mesure.

A retenir

  • En Belgique, on fait la différence entre Télétravail Structurel (1 à 3 jours par semaine, toutes les semaines) et Télétravail Occasionnel (force majeure, raisons personnelles) ;
  • Chacun de ces modes de télétravail est encadré par une convention/loi différente ;
  • Dans le cas du télétravail occasionnel, un accident peut être considéré comme accident du travail, à condition d’arriver sur le lieu et aux heures indiqués dans l’accord ;
  • On a au moins deux exemples d’organisations Belges, dans le public et le privé, pour qui la mise en place du télétravail semble avoir apporté des résultats positifs ;
  • La mise en place du télétravail apporte de nouveaux défis, qu’il faut penser à adresser.
  • Les employés Français semblent plus réticents à la mise en place du télétravail structurel que les employés Belges.

Photo by Becca Tapert on Unsplash

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