Tu es solopreneure et aimerais optimiser ta façon d’organiser ta semaine, pour être plus productive tout en prenant soin de ton épanouissement ? En ce lundi, je m’en suis occupée pour moi-même et te livre ma façon de faire en détails.

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La semaine dernière, j’ai atteint un objectif que j’avais (obtenir mes 4 premières clientes sur un nouvel accompagnement individuel haut de gamme). 

Ca m’a donné ce sentiment d’atteindre un palier.

Jusqu’à présent, je m’étais concentrée sur cet objectif et avais fait passer ça en priorité.

Je travaillais peu, afin de maintenir de l’énergie pour mener les actions les plus importantes : celles qui me permettraient d’atteindre cet objectif-là.

Mais maintenant que cet objectif est atteint, je ressens une envie d’accomplir plein de tâches.

Cette semaine, j’ai envie de travailler beaucoup.

Et donc j’ai envie de bien organiser la semaine (alors que ces derniers temps, je faisais tellement peu de choses que je n’avais pas besoin d’organisation solide).

Je profite de cette démarche pour te partager comment je m’y prends pour organiser ma semaine.

A noter que je suis “Solopreneure”, c’est-à-dire une entrepreneure qui travaille seule, dans le sens de “sans employés”.

1. Lister toutes les tâches auxquelles je pense

On recommande souvent de partir de ses objectifs (trimestriels et hebdomadaires) pour déterminer ses tâches, afin d’avancer par rapport à ses objectifs.

Personnellement, je fais plutôt l’inverse : lister toutes les tâches qui me viennent à l’esprit.

Même si elles ne sont pas en lien avec mes objectifs (que je connais par ailleurs quand même).

J’ai ce besoin de vider ce qui est dans ma tête.

De poser ça sur papier pour avoir une vue d’ensemble.

Ce à quoi je pense pour lister toutes ces tâches :

• Tout ce qui me vient de tête, notamment les choses qui me pèsent car je ne les ai pas faites (en ce moment pour moi : faire ma déclaration URSSAF, mes comptes, envoyer le cadeau que j’avais annoncé à la première promotion de la formation Trouver Sa Voie, répondre à deux amis, répondre à mes emails pour réduire le nombre d’emails non lus) ;
• Je regarde mon agenda Google pour voir s’il y a des choses prévues dans la semaine, qui nécessitent d’être préparées (cette semaine pour moi : Atelier ikigaï, Coaching Collectif de la formation Trouver Sa Voie, les 4 coachings (préparation avant + envoi des exercices après), newsletter (valable chaque semaine) ;
• Je pense aux différentes catégories de mon travail, pour voir s’il y a des choses à faire là-dedans. En ce moment pour moi : coachings en cours, trouver de nouveaux clients en coaching, Formation Trouver Sa Voie en cours, contenu (articles, newsletter, posts instagram…), administratif, ateliers ikigai à Montpellier.

J’inclus aussi les tâches personnelles dans mon organisation (comme répondre à des amis), car  ça fait partie de ma charge mentale donc j’ai besoin de m’en occuper.

2. Regrouper en catégories

Une fois que j’ai listé tout ça, j’ai une impression de grand bazar. 

Une feuille remplie de tâches qui donne ce sentiment de ne pas savoir par où commencer.

J’ai donc besoin d’apporter une forme de structure.

Aujourd’hui, j’ai défini des catégories dans lesquelles ranger plusieurs tâches.

En pensant aux catégories, j’ai le sentiment de reprendre le contrôle sur ce que j’ai marqué, car je sais dans quoi les situer, à quoi elles se rattachent.

De fait, le nombre de catégories est inférieur au nombre de tâches, donc ça me donne l’impression de “réduire” le nombre de choses à faire (ce qui est faux, mais c’est ce que mon cerveau ressent et donc je suis moins paralysée devant tout ce qu’il y a à faire).

Regrouper en catégories me permet aussi de faire des tâches ensemble, pour plus d’efficacité.

Ou simplement d’avoir une idée du nombre de tâches par catégorie pour voir quels sont les gros sujets de la semaine.

Les catégories définies aujourd’hui (ce ne sont pas toujours les mêmes puisque je pars des tâches à faire) :

• Formation Trouver Sa Voie ;
• Contenus ;
• Coachings en cours ;
• Amis/perso ;
• Coaching Experts Extraordinaires (avec Khan Magne, c’est moi qui suis coachée dans ce groupe de coaching) ;
• Trouver de nouveaux clients en coaching ;
• Ateliers ikigaï à Montpellier ;
• Administratif ;
• Un nouveau projet que je veux lancer.

Pour voir les différentes catégories, j’ai mis un point de couleur (avec un feutre) à côté de chaque tâche.

Une couleur = une catégorie.

3. Définir le temps de chaque tâche

Définir le temps des tâches pour être productif, et donc épanoui

Je connais tellement de personnes qui ont une liste de tâches à rallonge, qu’elles ne terminent jamais car il y en a beaucoup trop !

Beaucoup de personnes ne sont pas réalistes dans leur organisation. Le temps est limité. Vouloir tout faire dans ce temps limité, alors que le temps nécessaire pour le faire est supérieur, est irréaliste. Et improductif.

Et l’improductivité crée des sentiments anti-épanouissement : culpabilité de ne pas avoir terminé, insatisfaction de soi-même (qui peut engendrer une baisse de l’estime de soi), impression d’être débordé, de ne jamais rien clôturer. On peut aussi avoir tendance à ne pas savoir quand s’arrêter de travailler (en tant qu’entrepreneur surtout) car on ne sait pas quand on a fait assez.

Personnellement, je préfère faire preuve de réalisme et avoir cette satisfaction de me dire “aujourd’hui, j’ai fait assez” et “j’ai fait ce qui était le plus important”. 

Pour ça, il faut apprendre à bien estimer le temps que prend une tâche, et l’inclure dans son organisation de la semaine.

Comment bien estimer le temps d’une tâche ?

• Utiliser un outil de mesure du temps comme Toggl : Toggl permet d’enregistrer le temps passé sur chaque tâche (on appuie sur le bouton lorsqu’on démarre, puis quand on s’arrête). Ainsi, on peut voir le temps réellement passé sur une tâche. Et apprendre à estimer ses futures tâches en se basant là-dessus.
• Estimer, même quand on n’est pas sûr, et améliorer au fur et à mesure : au début, on n’est pas sûr du temps que va prendre une tâche. Donc il faut “deviner”. On indique un temps (en essayant de prendre large). Et quand on voit qu’on s’est trompé, on apprendre à ajuster.
• Voir large, plutôt qu’au millimètre : dans une journé,e il peut y avoir plein d’aléas et de choses auxquelles on n’a pas pensé (le temps passé aux toilettes, à répondre à un ami sur Whatsapp…). Il vaut mieux donc éviter de mettre des créneaux trop petits (comme “5 min). Parfois, on se dit “ça va prendre 5 minutes de répondre à cet email”, mais finalement on ne trouve pas les mots et on y a passé 30 minutes… Donc moins tu te connais vis-à-vis de TON temps nécessaire pour réaliser une tâche, plus tu dois prévoir des créneaux larges (minimum 30 minutes au début).

Liste de temps nécessaire pour chaque tâche

Le temps nécessaire pour une tâche dépend vraiment de chacun.

Nous avons des facilités pour certaines choses, galérons pour d’autres.

Mais, à titre indicatif, voici les temps que j’ai donnés cette semaine à mes différentes tâches, de celle qui prend le plus de temps à celle qui prend le moins de temps :

• 8h : étude de marché (il s’agit de faire de nombreuses recherches Internet pour mieux comprendre la catégorie de personnes à laquelle je veux m’adresser sur le blog et dans mes accompagnements) ;
• 5h : regarder un cours du coaching que je suis et l’appliquer (large temps car peut nécessiter beaucoup de travail dans l’application) ;
• 4h : répondre à tous les emails (évalués à une centaine) + commentaires + messages instagram. 
• 3h : 
  • Envoyer le cadeau (formation Trouver Sa Voie) ; 1h pour aller le chercher, 1h pour décider à qui il revient, 1h pour l’envoi ;
  • Découpage/Montage d’une interview ;
  • Trier les feuilles volantes qui traînent sur mon bureau : je compte beaucoup de temps car j’en colle certaines dans un genre de scrapbook, parce que ce sont des réflexions stratégiques ou de développement personnel que j’ai envie de garder.
• 2h : 
  • Newsletter
  • Posts instagram ; ici je compte 2h par jour car je mets plus de temps à écrire sous contrainte (sujet ou type de post donné par mon coach) que spontanément. Si spontané, je mettrais 1h.
  • Article : selon le niveau de détail de l’article, je peux le faire en 1h ou bien plus. Ici, il s’agit d’un article simple (30min de rédaction), mais pour lequel je dois faire des recherches (je compte 1h30).
• 1h : 
  • Préparer une séance de coaching (lire les réponses de la personne aux exercices et noter ce qu’il nous fait aborder en coaching) ;
  • Préparer l’atelier ikigai (au début, j’y passais 3h)
• 30 minutes : 
  • Création et envoi d’une facture ;
  • Faire mes comptes ;
  • Faire ma déclaration de revenus à URSSAF

4. Définir les jours précis auxquels faire les tâches

Définir des jours précis, pour être plus productif, tout en gardant de la flexibilité

Au début, je ne voulais pas faire ça.

Je pensais que ça m’enlèverait de la flexibilité et que mon agenda serait trop rigide.

Mais prévoir tout ça à l’avance fait gagner du temps :

• Plus besoin de se demander ce qui est à faire chaque matin ;
• En regardant ça à l’avance on optimise le choix des créneaux : si j’ai un trou de 2h le jeudi, pourquoi y mettre une tâche d’1h seulement ? Autant y mettre une tâche de 2h et décaler la tâche d’1h à un autre moment où j’ai un trou d’1h.

Je garde quand même une certaine flexibilité :

• Si je sens que je n’arrive pas à faire la tâche, que je “ne suis pas dans le truc”, que ce n’est pas le meilleur moment pour la faire, je suis libre d’échanger avec une autre tâche ;
• Si je ressens une forte motivation à faire une tâche alors qu’elle était prévue un autre jour, autant jouer sur cette motivation (je la terminerai plus vite ou bien elle sera de meilleure qualité) et je m’autorise à échanger ici aussi.

La flexibilité est importante pour me sentir épanouie car elle permet de :

• Suivre son cycle de sommeil ;
• Profiter de la vie (terminer un apéro plus tard et se lever plus tard) ;
• Faire les tâches au moment où j’ai la meilleure énergie pour les faire.

Comment définir quel jour mettre quelle tâche ?

1. Je commence par définir s’il y a des choses à faire obligatoirement avant un certain jour

Par exemple, ma newsletter est toujours envoyée le mardi matin. Je dois donc forcément l’avoir terminée avant le lundi soir (pas envie de la faire le mardi matin à l’aube).

J’ai pris l’habitude de la faire le lundi, donc, tous les lundi, j’écris la newsletter.

Autre exemple : cette semaine, j’ai un atelier ikigai mercredi. je dois donc le préparer avant qu’il ait lieu (je l’ai fait plusieurs fois cette année déjà et 1h le jour-même me convient). 

Idem pour les coachings : je prends 1h le jour-même pour préparer le coaching, puis 1h le jour-même après le coaching pour envoyer les nouveaux exercices à faire avant la séance d’après.

2. Si ça fait trop longtemps qu’une tâche traîne et que je veux m’en occuper

Une tâche qui traîne et qui me pèse émotionnellement n’est pas bonne pour mon épanouissement. Car je vais y penser tout le temps, le ressentir comme une charge mentale.

Quand je suis dans cette phase, j’ai besoin de m’occuper de cette tâche le plus tôt dans la semaine possible, pour m’apaiser pour le reste de la semaine. 

3. Donner une priorité aux autres tâches

Souvent, ma liste de tâches est trop importante, et je n’ai pas de place pour toutes les faire.

Je dois alors mettre des priorités, décider laquelle je fais en priorité, quitte à ne pas faire l’autre cette semaine.

Je peux aussi faire des “compromis”.

Par exemple, cette semaine, au lieu de passer quatre heures à répondre à tous mes emails, je préfère ne le faire que pendant deux heures, et prendre deux heures pour mon étude de marché. 

Car j’estime ces deux tâches aussi importantes l’une que l’autre. Je préfère donc les faire partiellement mais avancer sur les deux dès cette semaine.

4. Mettre certaines tâches le weekend

Globalement, je préfèrerais toujours prendre mes weekends off.

Mais ça m’arrive que ce ne soit pas le cas.

J’ai pour règle de garder le dimanche comme jour complètement off (je ne travaille jamais ce jour-là). Mais si la tâche ne m’apparaît pas comme du travail (par exemple : trier mes feuilles volantes, car c’est avant tout du développement personnel), ça ne me dérange pas de la mettre ce jour-là. Au contraire, ça me donne quelque chose à faire autre que regarder des séries ou faire une rando. Le tout est que je n’aie pas l’impression de travailler le dimanche, pour revenir fraîche le lundi.

Le samedi, ça dépend. Il m’arrive d’y mettre des séances de coaching pour des personnes salariées qui n’ont pas de créneau en journée en semaine (et moi je n’aime pas trop faire ça le soir).

5. Optimiser l’agenda

Souvent, mon premier jet de placement des tâches dans la semaine n’est pas la plus optimale. J’échange donc certaines tâches avec d’autres pour optimiser.

Pour les tâches longues (> 3h), et si je n’ai plus de tel créneau, si c’est possible, de découpe la tâche. C’est le cas cette semaine du montage vidéo : j’ai séparé en un créneau d’1h et un de 2h.

Parfois j’oublie des tâches (là j’ai oublié de prévoir des créneaux pour faire du sport, ainsi que le temps pour faire des courses), donc je dois revoir encore l’agenda. Car si je ne l’inclus pas, je ne vais pas le faire. Ca va me demander de faire de nouveaux choix : qu’est-ce que j’enlève pour le remplacer par du sport ?

Noter ces tâches dans l’agenda, avec la bonne durée

Dès que je repère une tâche à traiter un jour particulier, je regarde mon agenda Google en ligne pour voir si un créneau de la durée de la tâche est bien disponible.

Il y a deux couleurs dans mon agenda (correspondant à deux agendas) :

• Violet : c’est l’agenda LesNouveauxTravailleurs. Cela ne veut pas dire qu’il s’agit des tâches qui concernent LesNouveauxTravailleurs, mais les créneaux bloqués que Calendly (outil de prise de rendez-vous) prend en compte pour dire quand je suis disponible. Si je ne souhaite pas qu’on puisse prendre rendez-vous avec moi à un certain moment, je cale donc un créneau violet dans mon agenda pour que le créneau ne soit pas visible sur Calendly (ça c’est du bricolage, pour éviter de payer la version payante de Calendly, qui propose cette fonctionnalité, haha).
• Bleu : c’est l’agenda “Personnel” : c’est celui que j’utilise pour marquer mes tâches dans mon agenda. Ainsi moi je les vois, mais pas Calendly. C’est uniquement à ma propre intention.

5. Mettre ça au propre sur papier

A ce stade, j’ai passé environ 1h sur tout ça (ça peut être plus long si tu as plus de tâches, ou si tu as du mal à accepter de mettre des priorités et restes bloqué·e).

J’ai aussi gribouillé toute ma liste de tâches.

Je les ai surlignées au fur et à mesure que je les mettais dans l’agenda.

C’est peu lisible.

Je prends donc un moment (environ 30 minutes) pour réécrire ça au propre sur une autre feuille.

En haut, je mets la date de la semaine.

Puis mes objectifs trimestriels (pour les garder en tête quand même).

Puis mon intention de la semaine.

Puis mes objectifs de la semaine.

Intention, objectif et tâches sont différents.

Tâche = la version la plus précise de ce que tu as à faire.

Intention = la direction que je souhaite prendre, l’état d’esprit de la semaine (cette semaine pour moi : beaucoup travailler, pour clôturer les sujets qui traînent, reprendre un bon rythme pour trouver de nouveaux prospects et clients)

Objectif = en temps normal, un objectif doit être aussi mesurable et précis, mais personnellement, je mets plutôt des “catégories” de tâches et pourquoi c’est important pour moi.

Exemple : mes objectifs cette semaine :

• CONVERSATIONS (fait de parler avec des prospects), pour trouver les deux personnes manquantes pour atteindre mon objectif de 6 accompagnements individuels sur le trimestre 2 ;
• CLÔTURER, pour me sentir plus sereine ;
• ETUDIER MARCHE SOLOPRENEURES, pour mettre en place le système autour de ça.

En-dessous, j’ai tracé des colonnes (1 par objectif + 1 pour y mettre “Autres” et “Bonus”) :

• Dans les colonnes de chaque objectif, je mets les tâches correspondant à cet objectif ;
• Dans la colonne “Autres”, je mets toutes celles qui ne rentrent pas dans ces catégories” ;
• Dans la colonne “Bonus”, je mets celles que j’ai supprimées de ma liste de départ par manque de place. Les conserver ici me permet de les faire si finalement j’ai plus de temps que prévu.

Cette mise sur papier a uniquement le but d’avoir une vision de mes tâches un peu moins brouillon. Et de pouvoir les barrer/surligner une fois qu’elles sont faites (ça augmente mon niveau de satisfaction).

A toi !

Voilà comment j’ai organisé ma semaine aujourd’hui.

Qu’est-ce qui t’a été le plus utile dans ce partage ? Dis-le moi en commentaires 🙂

Photo de couverture : Hope House Press – Leather Diary Studio on Unsplash